Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti AZ WOOD, a.s.
Společnost AZ WOOD, a.s. považuje ochranu soukromí a osobních údajů za stěžejní pro zachování důvěry svých zákazníků. Proto postupujeme při zpracování osobních údajů stávajících i potenciálních zákazníků tak, aby bylo účelné a maximálně bezpečné.
Účelem tohoto dokumentu je informovat Vás o zásadách a postupech, které jsme přijali pro zabezpečení řádného zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech vyplývajících z Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob a o volném pohybu těchto údajů (dále jen Nařízení) a zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.
S osobními údaji nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou. Veškeré zpracovávání osobních údajů se řídí Zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.
OBECNÁ USTANOVENÍ
Osobní údaj - Veškeré informace o identifikovaném nebo identifikovatelném zákazníkovi; identifikovatelným zákazníkem je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo
společenské identity této fyzické osoby
Subjekt údajů - Fyzická osoba (včetně osob samostatně výdělečně činných), k níž se osobní údaje vztahují (např. potenciální, stávající či ztracený zákazník)
Správce - fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů
AZ WOOD, a.s., Hrnčíře2 Ledeč nad Sázavou, 584 01, zapsaný v OR Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl B, vložka 1177, IČ: 609 17 695, DIČ: CZ60917695
Zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce na základě uzavřené smlouvy
Účel zpracování – v našem případě obchodní aktivita, pro kterou je nezbytné či účelné osobní údaje subjektu údajů zpracovávat
Rozsah zpracování – výčet konkrétních osobních údajů zpracovávaných pro daný účel
Souhlas subjektu údajů – jakýkoliv svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením, či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů
ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Společnost AZ WOOD zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením při dodržování následujících principů:
Osobní údaje jsou:
- ve vztahu k subjektu údajů (zákazníkovi) zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem (zákonnost, korektnost a transparentnost)
- shromažďovány jen pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely (účelové omezení)
- přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány (minimalizace údajů)
-
přesné a v případě potřeby aktualizované, dbá se, aby nepřesné údaje s přihlédnutím k účelu, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny (přesnost)
uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány, a to za předpokladu provedení příslušných
technických a organizačních opatření požadovaných stávající legislativou
s cílem zaručit práva a svobody subjektu údajů (omezení uložení) - jsou zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením (integrita a důvěrnost)
ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ
- Přímo od zákazníka při osobní návštěvě na prodejně za účelem jednání o uzavření obchodu případně poskytnutí služby a při registraci v IS
- Prostřednictvím emailové komunikace v rámci poptávky po zboží nebo z poptávkových serverů
- Z firemních webových stránek při zasílání poptávky po zboží
- Přímo od uchazečů o zaměstnání v případě odpovědi na inzerci
- Z veřejně přístupných zdrojů v případě, že subjekt údajů je sám zveřejní (internet, výstavy apod.)
OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje jsou ve firmě zabezpečené obvyklými technickými standardy, které zajišťují maximální možnou ochranu zpracovávání údajů před neoprávněným přístupem a přenosem, před jejich ztrátou nebo zničením, jakož i před možným zneužitím. Byla posouzena rizika pro práva a svobody fyzických osob a byla přijata vhodná technická a organizační opatření pro zajištění úrovně zabezpečení odpovídající danému riziku.
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
- Kdo je správcem Vašich osobních údajů?
Správcem osobních údajů je společnost, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů
AZ WOOD, a.s., Hrnčíře2 Ledeč nad Sázavou, 584 01, zapsaný v OR Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl B, vložka 1177, IČ: 609 17 695, DIČ: CZ60917695
- Jaké Vaše osobní údaje zpracováváme?
Identifikační a adresní údaje: oslovení, akademický titul, jméno, příjmení, adresa trvalého, případně přechodného bydliště, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, sídlo podnikání, IČ, DIČ
elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, fax, e-mailová adresa;
další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: objednané služby, číslo
objednávky, cena služby, informace o platbě, údaje o provedených oznámeních
- potvrzení objednávky, informace o pohybu služeb, doručení objednávky,
reklamace atp.
další osobní údaje spojené s hledáním zaměstnání: jméno a příjmení, titul/y, trvalé bydliště, případně přechodné bydliště, e-mail/y, telefon, pracovní životopis s uvedením vzdělání, zkušeností, schopností a dovedností, historie pracovních pozic s názvem zaměstnavatele a náplní práce, kompetencemi, aktivitami a výsledky a dalšími případnými osobními údaji sdělenými a předanými z jeho vůle a bez vyžádání správcem
- Z jakých zdrojů osobní údaje pocházejí?
Osobní údaje získáváme prostřednictvím osobního kontaktu na prodejně, kontaktního formuláře na prodejně za účelem registrace do informačního systému, formuláře pro zpracování poptávky na webových stránkách a pro zasílání obchodních sdělení a z emailové komunikace. Dále přímo od uchazečů o zaměstnání v případě žádosti o zařazení do výběrového řízení.
- Pro jaké účely jsou osobní údaje zpracovávány?
- plnění smlouvy (osobní údaje získané prostřednictvím osobního kontaktu na prodejně, kontaktního formuláře na prodejně za účelem registrace do informačního systému, formuláře pro zpracování poptávky na webových stránkách a z emailové komunikace zpracováváme pro účely vyřízení dotazu, poptávky či objednávky)
- souhlas subjektu údajů (osobní údaje, ke kterým potřebujeme Váš přímý souhlas, získáváme prostřednictvím kontaktního formuláře na prodejně a formuláře pro zasílání obchodních sdělení na webu firmy a následně využíváme pro účely přímého marketingu). Tento souhlas je zcela dobrovolný, avšak je nezbytný k tomu, abychom Vám mohli zasílat obchodní sdělení.
- Doba zpracování a uložení osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou, tj. po dobu smluvního vztahu, po jehož skončení osobní údaje archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy (až 10 let), v případě dotazu nebo poptávky zpracováváme osobní údaje po dobu 2 let, v případě udělení souhlasu maximálně po dobu 10 let nebo dokud neodvoláte Váš souhlas ke konkrétnímu účelu zpracování osobních údajů. Důvodem pro archivaci osobních údajů i po skončení smluvního vztahu je také uplatnění našeho nároku, který i nadále přetrvává (např. vymáhání dlužné částky).
- Kdo jsou naši obchodní partneři (zpracovatelé)
Jsou to firmy, které pro nás zpracovávají osobní údaje na základě uzavřené smlouvy
- Webkomplet, s.r.o.,Klobásova 37/34, Brno 625 00, Česká Republika, IČ: 29185084
- MELCO spol. s.r.o., Křížkovského 211, Trutnov 541 01, IČ: 15037720
- LINDSTRÖM s.r.o., Skandinávská 999, 267 53 Žebrák, IČ: 65411366
- Tomáš Blatan, Purkyňova 1927/75, 612 00, Brno - Královo Pole, IČ: 75808919
- Jaká jsou Vaše práva při zpracování osobních údajů
Právo být informován o zpracování svých osobních údajů (dále OÚ)
Subjekt údajů má právo na informaci od správce, které osobní údaje o něm správce má uložené a zpracovává.
Správce je povinen poskytnout informace (odpovědět) subjektu údajů bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Pro poskytnutí jakékoli informace má správce právo požadovat od subjektu údajů potvrzení totožnosti průkazným způsobem
Při nedůvodných nebo nepřiměřených žádostech má správce právo požadovat přiměřený poplatek (případně žádost odmítnout). První odpověď však musí poskytnout zdarma.
Právo na přístup ke svým OÚ
Subjekt údajů má právo vědět, které osobní údaje o něm správce má uložené a zpracovává a má právo do nich nahlédnout a získat jejich kopii.
Právo na opravu
Subjekt údajů má právo žádat správce o opravu svých chybných nebo zastaralých údajů a o jejich aktualizaci
Právo na výmaz
Subjekt údajů má právo žádat správce o vymazání, nebo skartování všech nebo části svých osobních údajů ze všech databází správce a jeho zpracovatelů
Právo na omezení zpracování OÚ v rozsahu a čase
Subjekt údajů má právo žádat správce o omezení uložení nebo zpracování svých OÚ na určitou dobu nebo v určitém rozsahu obsahu (tzn. jejich množství, kategorií, položek atp.)
Právo na přenos OÚ k jinému správci
Subjekt údajů má právo žádat správce o přenesení svých OÚ k jinému správci v elektronické strojově čitelné formě, pokud je to technicky proveditelné
Právo na vznesení námitky
Subjekt údajů má právo vznést ke zpracování a uložení svých OÚ jakoukoli námitku
Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodnutí
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem výhradně automatizovaných (strojových) rozhodnutí a profilování (třídění podle určitých kritérií), které by o něm nebo jeho svobodách a právech automaticky rozhodovaly bez ohledu na jeho individuální situaci a bez posouzení odpovědným zaměstnancem správce nebo zpracovatele
Právo kdykoli svůj souhlas odvolat
Subjekt údajů má právo kdykoli svůj souhlas se zpracováním svých OÚ odvolat. Správce vymaže jeho OÚ ze všech svých databází.
Právo na stížnost
Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování nebo uložení svých OÚ správci nebo dozorovému úřadu.
Všechna tato práva jakož i další informace týkající se ochrany osobních údajů může subjekt osobních údajů uplatnit zasláním písemné žádosti na adresu AZ WOOD, a.s. Drážní 253/7, 627 00 Brno Slatina, nebo na speciální emailovou adresu přímo zřízenou pro řešení dotazů ohledně zásad ochrany osobních údajů – gdpr@azwood.cz.
V Brně 24.5.2018
